Dengan opportunity bisnis yang semakin kompleks dan trend terus berganti, perusahaan juga dituntut untuk beradaptasi dan merespons perubahan dengan cepat. Disini ERP akan sangat bisa menjadi solusi untuk membuat sistem yang lebih efisien dengan data yang real-time, sehingga perusahaan bisa lebih cepat dalam respon atau membuat keputusan terhadap market, tidak dengan perasaan atau sentimen saja, tapi berdasarkan data.
Berdasar studi dari Aberdeen Group, sistem ERP dapat mengurangi biaya operasional rata-rata sebesar 23%, dan tidak hanya itu, 95% perusahaan mendapatkan improvement yang signifikan pada keseluruhan prosesnya setelah implementasi ERP.
Dengan benefit seperti itu, tak heran banyak sekali perusahaan di dunia, contohnya Coca-Cola, atau Toyota, telah menggunakan sistem ERP.
Tapi untuk mengerti bagaimana sistem ERP itu bekerja, kita harus membahas terlebih dahulu tentang pengertian dan background ERP itu sendiri. Jadi yuk simak lebih lanjut!
Definisi ERP (Enterprise Resource Planning)
Enterprise Resource Planning (ERP) jika di-translate, berarti perencanaan sumber daya perusahaan Sesuai dengan namanya, ERP adalah sistem software, atau dashboard terintegrasi yang digunakan oleh perusahaan atau bisnis untuk mengelola berbagai aspek penting yang berhubungan langsung dengan operasional perusahaan secara keseluruhan, seperti production, supply chain, finance, human resource, project management dan lain-lainnya, sehingga perusahaan akan lebih ramping, terintegrasi, dan bisa membuat keputusan yang tepat berdasarkan data.
Singkatnya, ERP adalah sebuah dashboard untuk mempermudah sebuah perusahaan dalam mengontrol seluruh aspek—termasuk manajemen—pada seluruh fase, mulai titik awal supply hingga titik akhir distribusi.
Di bawah ini ada contoh flow dari sebuah bisnis untuk membantu visualisasi dari ERP ini sendiri.
Kurangnya sentralisasi pada sebuah perusahaan bisa menyebabkan penurunan efisiensi perusahaan secara keseluruhan, karena laporan yang dibuat masih manual dari masing-masing aspek bisnis, tidak ada integrasi dalam satu dashboard, sehingga dibutuhkan tenaga kerja yang lebih banyak untuk menciptakan masing-masing insight dari seluruh aspek bisnis, dan pada akhirnya keputusan yang dibuat akan kurang maksimal.
Nah! Sekarang bandingkan dengan flow bisnis yang sudah memakai ERP dashboard.
Dengan adanya sentralisasi dan otomasi dari sebuah sistem ERP, sebuah perusahaan hanya perlu mengakses dashboard untuk mendapatkan segala jenis laporan dari seluruh aspek bisnis. Sentralisasi inilah yang akan membuat bisnis lebih ramping, efisien, dan minim kesalahan input manual.
Tidak hanya itu, perusahaan juga akan bisa membuat keputusan yang lebih baik dari insight yang bisa ditarik berdasarkan data real-time yang masuk dari seluruh divisi atau bahkan cabang, hanya dengan mengakses sebuah dashboard.
Awal Mula ERP
Bentuk awal ERP adalah MRP, atau Manufacturing Resource Planning, yang pertama kali dikomputerisasikan sekitar tahun 1950-an oleh Rolls-Royce dan General Electric. MRP diciptakan untuk membantu industri manufaktur dalam perencanaan kebutuhan bahan baku.
Seiring dengan berkembangnya kebutuhan bisnis, sistem ini berkembang menjadi MRP II yang mencakup pengelolaan produksi dan sumber daya manusia, dan sebesar 8000 perusahaan sudah menggunakan MRP II pada tahun 1981.
Pada awal 1990-an, kata ERP pertama kali dipakai The Gartner Group, dan mulai dikenal sebagai sistem yang lebih komprehensif dan mencakup berbagai aspek operasional bisnis. Sejak saat itu, ERP terus berkembang dengan penambahan fitur-fitur seperti Business Intelligence (BI) dan Customer Relationship Management (CRM), yang semakin memperluas fungsinya.
Program ERP di Era Digital
Di era digital saat ini, ERP berbasis cloud dapat menjadi opsi alternatif, dimana perusahaan tidak harus selalu berinvestasi besar implementasi ERP. Cloud ERP juga memungkinkan perusahaan untuk dapat mengakses sistem ERP dari mana saja dan kapan saja dengan koneksi internet, sehingga memudahkan kelangsungan perusahaan tanpa perlu menunggu jam operasionalnya.
Selain itu, cloud ERP juga memberikan kemudahan dan aksesibilitas yang lebih baik karena perusahaan hanya perlu membayar berdasarkan kebutuhan mereka, tanpa harus mengeluarkan biaya untuk pemeliharaan dan upgrade sistem.
Namun, perusahaan perlu mempertimbangkan aspek keamanan data dalam penerapan ERP berbasis cloud.
Program ERP di Berbagai Industri
Salah satu kekuatan ERP adalah kemampuannya untuk diadaptasi ke berbagai industri. Tidak hanya perusahaan manufaktur yang mendapatkan manfaat dari ERP, tetapi juga industri jasa, retail, kesehatan, dan pendidikan.
Misalnya, di industri retail, ERP dapat membantu mengelola supply chain dan inventaris secara lebih efisien, sehingga memungkinkan outlet untuk selalu memiliki stok barang yang cukup dan mengurangi biaya gudang.
Sedangkan di industri kesehatan, ERP dapat membantu rumah sakit dalam mengelola pasien, alat dan barang medis, maupun catatan kesehatan secara lebih terintegrasi.
ERP untuk Bisnis Kecil dan Menengah (UMKM)
Meskipun ERP sering dikaitkan dengan perusahaan besar, sistem ini juga bisa sangat bermanfaat bagi Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM). Banyak penyedia ERP yang menawarkan solusi terjangkau dan fleksibel untuk UMKM, seperti contohnya modul satuan, yang bisa dibeli tergantung kebutuhan.
Dengan ERP, UMKM dapat meningkatkan efisiensi operasional, pengelolaan stock yang lebih baik, serta mendapatkan pengetahuan yang lebih mendalam tentang performa bisnis mereka.
Penerapan ERP di usaha UMKM juga memungkinkan mereka untuk bersaing lebih kompetitif dengan perusahaan besar, karena mereka dapat mengakses data dan informasi yang sama untuk pengambilan keputusan yang lebih tepat berdasar insight yang bisa ditarik dari datanya yang detail.
Perusahaan Yang Sukses Menggunakan ERP
Banyak perusahaan besar di dunia telah sukses menggunakan sistem ERP, yang jika ditotal ada lebih dari 200.000 perusahaan telah sukses menggunakannya (M.H.Shakil)
Salah satunya adalah Starbucks yang menggunakan sistem ERP untuk project management, finansial, procurement, supply chain, human capital dan lainnya. Dimana kita tahu, bahwa Starbucks adalah salah satu perusahaan kopi terbesar di dunia, yang tentunya membutuhkan sistem terintegrasi untuk bisa memonitor seluruh data mulai dari fase awal procurement, hingga sampai ke tangan customer.
Ada pula contoh salah satu perusahaan lokal yang menggunakan ERP, yaitu Alfamart, dimana ERP digunakan untuk mengelola persediaan produk dari brand lainnya, penjualan, hingga keuangan dalam satu platform yang terintegrasi.
Kesulitan Yang Bisa Dihadapi
Tidak semua program adaptasi ERP akan berjalan mulus, terutama pada awal implementasi. Implementasi sistem ini sering kali dihadapkan pada berbagai tantangan, seperti biaya yang tinggi, perubahan sistem perusahaan, bahkan penolakan dari personil internal.
Biaya awal untuk membeli lisensi, melakukan kustomisasi, serta melatih personil bisa menjadi kendala bagi perusahaan, terutama yang berskala kecil. Selain itu, personil yang terbiasa dengan proses manual mungkin akan merasa enggan untuk beradaptasi dengan sistem yang sepenuhnya otomatis.
Oleh karena itu, manajemen pada masa transisi sangat diperlukan untuk memastikan bahwa seluruh tim dapat memahami manfaat ERP dan memiliki keinginan bekerja sama dalam proses implementasinya.
Perbedaan ERP dengan CRM dan SCM
ERP sering kali disamakan dengan CRM yang dimana adalah hal yang wajar, karena sistemnya yang sebenarnya cukup mirip. Pada dasarnya perbedaan ERP dan sistem seperti CRM (Customer Relationship Management) atau SCM (Supply Chain Management) ini adalah fokus operasinya.
CRM berfokus pada pelanggan, sementara SCM berfokus pada pengelolaan supply chain. ERP, di sisi lain, menyatukan kedua fungsi ini bersama dengan fungsi-fungsi lain seperti finance, human resource, dan produksi, sehingga dapat memberikan keseluruhan yang lebih detail tentang bisnis itu sendiri.
Dampak Finansial Biaya Implementasi ERP
Banyak perusahaan yang ragu untuk mengadopsi ERP karena tingginya biaya awal yang harus dikeluarkan. Namun, jika dihitung secara menyeluruh, Return on Investment (ROI) dari ERP justru sangat tinggi.
Dengan meningkatnya efisiensi dan kesalahan manual yang dapat di-minimalisir, biaya operasional yang tidak perlu akan bisa dipangkas. Bukan hanya itu, tapi juga dengan kemampuan untuk membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan data, perusahaan dapat lebih cepat menutup biaya awal implementasi!
Selain itu, ERP juga memungkinkan perusahaan untuk merespons pasar dengan lebih cepat, yang pada akhirnya dapat berkontribusi dalam meningkatkan revenue dan growth bisnis.
What’s Next for ERP?
Di masa depan, ERP akan semakin berkembang, bahkan mungkin dengan integrasi teknologi canggih lainnya seperti Artificial Intelligence (AI). Namun sayang untuk saat ini ERP sendiri masih belum jadi pengetahuan yang umum, dimana masyarakat dan pengusaha kita masih belum cukup mengerti benefit dari dari ERP sendiri.
Disini Goesdigital memiliki misi untuk memberikan awareness akan benefit dari ERP serta penggunaanya pada bisnis yang dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan yang biasa terjadi ketika data di-input secara manual.
Dengan penjelasan yang lebih mendalam mengenai ERP, diharapkan artikel ini dapat memberikan pemahaman yang lebih mendalam tentang ERP dan pentingnya sistem ini dalam operasional bisnis modern.
Ceritakan saja apa problem efisiensi bisnis kamu alami saat ini, dan kami akan berikan solusi tuntas yang akan membuat bisnismu terus berkembang!
